Datenschutz
Datenschutzordnung im Turnverband Düren e.V.
Präambel
Der Turnverband Düren e.V. (TVD) verarbeitet in vielfacher Weise automatisiert personenbezogene Daten (z.B. im Rahmen der Verbandsverwaltung, der Organisation des Wettkampfwesens und dem Aus- und Fortbildungsbetrieb sowie der Öffentlichkeitsarbeit). Gemäß § 16 der Satzung des TVD werden die Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung und des Bundesdatenschutzgesetzes erfüllt, um Datenschutzverstöße zu vermeiden und einen einheitlichen Umgang mit personenbezogenen Daten innerhalb des TVD zu gewährleisten. Für den TVD gilt die nachfolgende Datenschutzordnung.
§ 1 Allgemeines
Der TVD verarbeitet personenbezogene Daten u.a. im Rahmen der Verbandsverwaltung von Mitgliedern, Kampfrichter*innen, Übungsleiter*innen, Trainer*innen und Teilnehmer*innen im Wettkampfwesen, am Aus- und Fortbildungsbetrieb sowie von Vorstands- und Fachausschussmitgliedern. Die Daten werden automatisiert in EDV-Anlagen als auch nicht automatisiert in einem Dateisystem, z.B. in Form von ausgedruckten Listen verwendet. Darüber hinaus werden personenbezogene Daten im Internet veröffentlicht und an Dritte weitergeleitet oder Dritten offengelegt. In all diesen Fällen ist die EU-Datenschutz-Grundverordnung, das Bundesdatenschutzgesetz und diese Datenschutzordnung durch alle Personen im TVD, die personenbezogene Daten verarbeiten, zu beachten.
§ 2 Verarbeitung personenbezogener Daten des unter §1 genannten Personenkreises
1. Der TVD verarbeitet die Daten unterschiedlicher Kategorien von Personen.
2. Im Rahmen des Mitgliedschaftsverhältnisses verarbeitet der Verband insbesondere die folgenden Daten der Mitglieder: Geschlecht, Vorname, Nachname, Anschrift (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort), Geburtsdatum, Bankverbindung, ggf. die Namen Kontaktdaten der gesetzlichen Vertreter, Telefonnummern und E-Mail-Adressen, ggf. Zugehörigkeit und Funktion im Verein/Verband.
3. Im Rahmen der Zugehörigkeit zum Rheinischen Turnerbund / Deutschen Turnerbund, deren Sportarten im Verband und seinen Mitgliedsvereinen betrieben werden, werden personenbezogene Daten der Mitglieder an diese weitergeleitet, soweit die Mitglieder eine Berechtigung zur Teilnahme am Wettkampfwesen bzw. im Aus- und Fortbildungsbetrieb der Verbände beantragen (z.B. Startpass, Trainer-Lizenz) und/oder an solchen Veranstaltungen teilnehmen.
§ 3 Datenverarbeitung im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit
1. Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit über Verbandsaktivitäten werden personenbezogene Daten in Aushängen und in Internetauftritten veröffentlicht und ggf. an die Presse weitergegeben.
2. Hierzu zählen insbesondere die Daten, die aus allgemein zugänglichen Quellen stammen: Personen an sportlichen Veranstaltungen, Wettkampfergebnisse, Alter und/oder Geburtsjahrgang.
3. Die Veröffentlichung von Fotos und Videos, die außerhalb öffentlicher Veranstaltungen
gemacht wurden, erfolgt ausschließlich auf Grundlage einer Einwilligung der abgebildeten
Personen.
4. Auf der Internetseite des TVDs werden die Daten der Mitglieder des Vorstands, der
Fachausschüsse, der Ehrenmitglieder und die des Rechts- und Ehrenrates mit Namen, Funktion,
E-Mail-Adresse und Telefonnummer veröffentlicht.
§ 4 Zuständigkeiten für die Datenverarbeitung im TVD
1. Verantwortlich für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben ist der Vorstand nach
§ 26 BGB und wird auch diesem funktional zugeordnet, soweit die Satzung oder diese Ordnung
nicht etwas Abweichendes regeln.
2. Der Vorstand nach § 26 BGB stellt sicher, dass Verzeichnisse der Verarbeitungstätigkeiten
nach Art. 30 DSGVO geführt und die Informationspflichten nach Art. 13 und 14 DSGVO erfüllt
werden. Er ist für die Beantwortung von Auskunftsverlangen von betroffenen Personen
zuständig.
§ 5 Verwendung und Herausgabe von Personendaten und -listen
1. Listen von teilnehmenden Personen werden den jeweiligen Funktionsträgern im TVD (z.B.
Vorstandsmitgliedern, Fachwarten, Lehrgangsleitungen) und/oder den jeweils Beauftragten
insofern zur Verfügung gestellt, wie es die jeweilige Aufgabenstellung erfordert. Beim Umfang
der dabei verwendeten personenbezogenen Daten ist das Gebot der Datensparsamkeit zu
beachten.
2. Personenbezogene Daten dürfen an andere Verbandsmitglieder nur herausgegeben werden,
wenn die Einwilligung der betroffenen Person vorliegt. Die Nutzung von Teilnehmerlisten, in
die sich die Teilnehmer von Versammlungen und anderen Veranstaltungen zum Beispiel zum
Nachweis der Anwesenheit eintragen, gilt nicht als eine solche Herausgabe.
3. Macht ein Funktionsträger oder ein Mitgliedsverein glaubhaft, dass es eine Mitgliederliste
zur Wahrnehmung satzungsgemäßer oder gesetzlicher Rechte benötigt (z.B. um die
Einberufung einer Mitgliederversammlung im Rahmen des Minderheitenbegehrens zu
beantragen), stellt der Vorstand eine Kopie der Mitgliederliste mit Vornamen, Nachnamen und
Kontaktarten als Ausdruck oder als Datei zur Verfügung. Der Mitgliedsverein, welcher das
Minderheitsbegehren initiiert, hat vorher eine Versicherung abzugeben, dass diese Daten
ausschließlich für diesen Zweck verwendet und nach der Verwendung vernichtet werden.
§ 6 Kommunikation per E-Mail
1. Für die Kommunikation per E-Mail richtet der TVD einen verbandseigenen E-Mail-Account
ein, der im Rahmen der verbandsinternen Kommunikation ausschließlich zu nutzen ist.
2. Beim Versand von E-Mails an eine Vielzahl von Personen, die nicht in einem ständigen
Kontakt per E-Mail untereinanderstehen und/oder deren private E-Mail-Accounts verwendet
werden, sind die E-Mail-Adressen als „bcc“ zu versenden.
§ 7 Verpflichtung auf die Vertraulichkeit
Alle Funktionsträger im TVD, die Umgang mit personenbezogenen Daten pflegen (z.B. Mitglieder des Vorstandes, der Fachausschüsse, sonstige Funktionsträger und Beauftragte), sind auf den vertraulichen Umgang mit personenbezogenen Daten in schriftlicher Form zu verpflichten.
§ 8 Datenschutzbeauftragter
Wenn im TVD mindestens 20 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind, hat der TVD einen Datenschutzbeauftragten zu benennen. Die Auswahl und Benennung obliegt dem Vorstand nach § 26 BGB. Der Vorstand hat sicherzustellen, dass die benannte Person über die erforderliche Fachkunde verfügt. Vorrangig ist ein interner Datenschutzbeauftragter zu benennen. Ist aus den Reihen der Mitgliedschaft keine Person bereit, diese Funktion im Rahmen eines Ehrenamtes zu übernehmen, hat der Vorstand nach § 26 BGB einen externen Datenschutzbeauftragten auf der Basis eines Dienstvertrages zu beauftragen.
§ 9 Einrichtung und Unterhaltung von Internetauftritten
1. Der TVD unterhält zentrale Auftritte für den Gesamtverband. Die Einrichtung und Unterhaltung von Auftritten im Internet obliegt dem Vorstand gemäß § 26 BGB. Änderungen dürfen ausschließlich durch den Vorstand und den Administrator vorgenommen werden.
2. Der Vorstand gemäß § 26 BGB ist für die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen im Zusammenhang mit Online-Auftritten verantwortlich.
§ 10 Verstöße gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und diese Ordnung
1. Alle Funktionsträger im TVD dürfen nur im Rahmen ihrer jeweiligen Befugnisse Daten verarbeiten. Eine eigenmächtige Datenerhebung, -nutzung oder -weitergabe ist untersagt.
2. Verstöße gegen allgemeine datenschutzrechtliche Vorgaben und insbesondere gegen diese Datenschutzordnung können gemäß § 6 der Satzung des TVDs, geahndet werden.
§ 11 Inkrafttreten
Diese Datenschutzordnung wurde durch den Gesamtvorstand des Turnverband Düren am 14.09.2023 beschlossen und tritt mit Veröffentlichung auf der Homepage des TVD in Kraft.